Cải Thiện Kỹ Năng Lắng Nghe Chủ Động Để Giao Tiếp Hiệu Quả Hơn

Tôi là một người hướng nội và ngại giao tiếp. Nhưng kể từ khi bắt đầu The Introvert Writer, tôi đã đi xa hơn nhiều so với quỹ đạo cuộc sống hàng ngày của mình. 

Đặc biệt, khi bắt đầu thực hiện tư vấn 1:1, tôi đã kết nối với các anh chị, bạn bè khắp nơi nơi và nhận được nhiều tình cảm yêu mến từ mọi người. Tôi nhận ra rằng, một trong những điều đã giúp tôi tự tin giao tiếp hiệu quả chính là nhờ việc học hỏi và phát triển kỹ năng lắng nghe chủ động.

Kỹ năng lắng nghe chủ động đã giúp tôi hiểu được nhu cầu của độc giả, phản hồi và dẫn dắt câu chuyện. Đây là một kỹ năng quan trọng trong thế kỷ mới mà ai cũng nên rèn luyện. Gần đây, khi bắt đầu tìm hiểu sâu hơn về coaching để cung cấp dịch vụ này cho khách hàng, tôi càng học thêm được nhiều điều thú vị và bổ ích về kỹ năng lắng nghe chủ động. 

Tôi muốn dành bài viết này để chia sẻ những gì đã “thu lượm” được trong thời gian vừa qua cho tất cả các độc giả thân yêu của The Introvert Writer.

Lắng nghe chủ động là gì?

Lắng nghe chủ động là khả năng tập trung hoàn toàn vào người nói, hiểu được thông điệp họ truyền tải và phản hồi lại rõ ràng, hiệu quả. Trái ngược với lắng nghe chủ động là lắng nghe thụ động. Đó là tình trạng mọi người không thực sự tập trung vào những gì người nói đang trình bày, không thể hiểu và tổng hợp rõ ràng, mạch lạc các thông tin được đưa ra. 

Người lắng nghe chủ động thường có kỹ năng giao tiếp tốt giữa cá nhân với cá nhân. Họ giao tiếp hiệu quả mà không cần người nói phải nhắc lại thông tin quá nhiều lần. Họ biết cách sử dụng cả giao tiếp ngôn ngữ và phi ngôn ngữ để thể hiện thái độ tập trung và tương tác với người trình bày. 

Điều này không chỉ giúp họ tăng khả năng tập trung lắng nghe, mà còn tạo được cảm giác thoải mái cho người nói khi họ cảm nhận được sự tôn trọng của người khác dành cho mình.

Lăng nghe chủ động đem lại lợi ích gì?

Nếu bạn đang tìm kiếm một cơ hội trong công việc, muốn được thăng tiến trong sự nghiệp, cải thiện một mối quan hệ hay thay đổi hoàn cảnh sống hiện tại, cải thiện kỹ năng giao tiếp chính là một trong những vũ khí quan trọng bạn cần trang bị cho bản thân. 

Những lợi ích khi trở thành người biết lắng nghe chủ động:

Mở rộng mối quan hệ, xây dựng niềm tin

Khi bạn thực sự quan tâm đến những gì người khác nói, lắng nghe một cách nghiêm túc và chân thành, mọi người sẽ muốn tiếp xúc thường xuyên hơn với bạn. Người nói cũng tin tưởng và thoải mái hơn khi chia sẻ thông tin với bạn – một người biết lắng nghe chủ động. Kết quả là, bạn sẽ có thêm những mối quan hệ lâu dài và bền chặt được xây dựng dựa trên sự tin tưởng lẫn nhau. Đó chính là bàn đạp lý tưởng cho một sự nghiệp cất cánh trong tương lai. 

Giải quyết vấn đề/tranh chấp hiệu quả

Toàn tâm toàn ý lắng nghe mới giúp bạn phát hiện được “nỗi đau”, hay điều “bất thường” trong lời nói của người khác. Phát hiện đúng vấn đề một cách nhanh chóng, bạn sẽ có cơ hội tạo ra các kế hoạch hoặc thay đổi thực sự khả thi, hiệu quả cho chính mình, đối phương và cả những người xung quanh.

Làm giàu vốn kiến thức 

Lắng nghe chủ động giúp bạn nắm bắt và ghi nhớ thông tin. Hồi tưởng lại và suy nghĩ về chúng giúp bạn hiểu sâu hơn về những vấn đề được chia sẻ, kể cả khi đó là một điều gì đó hoàn toàn mới mẻ. Chính quá trình liên tục học hỏi, thực hành áp dụng những gì đã học vào cuộc sống sẽ giúp bạn làm giàu thêm vốn kiến thức của bản thân.

Không bỏ lỡ thông tin quan trọng

Nếu dành thời gian lắng nghe người khác nói để tâm trí “đi chơi xa”, suy nghĩ những việc không hề liên quan, bạn có thể bỏ lỡ các thông tin quan trọng hoặc những nhiệm vụ cần thiết phải làm. Kết thúc cuộc trao đổi, bạn không nắm bắt được cụ thể chi tiết về công việc, cách thức triển khai dẫn đến khó khăn trong việc hoàn thành công việc về sau này.

Đặc biệt, chỉ nghe loáng thoáng, không rõ ràng rất dễ gây hiểu nhầm hoặc hiểu sai về những gì được truyền đạt. Không loại trừ trường hợp gây ra những lỗi lầm đáng tiếc trong công việc, khiến bản thân phải trả giá đắt.

6 bước phát triển kỹ năng lắng nghe chủ động

Khi chuẩn bị cho công việc coaching của mình từ mấy tháng trước, tôi tìm hiểu nhiều hơn về kỹ năng lắng nghe chủ động và đọc được một bài viết trên trang ccl.org. Sau khi đọc và nghiên cứu, tôi thấy những kỹ thuật mà họ chia sẻ trên trang web này thực sự có ích và phù hợp với bản thân. 

Tôi đã thử áp dụng những điều này cho những phiên tư vấn trên The Introvert Writer và nhận được nhiều phản hồi tích cực từ các bạn độc giả. Các bước thực hành này cũng khá đơn giản và dễ hiểu. Tin rằng bất kỳ ai trong số chúng ta cũng có thể thực hành theo dễ dàng. 

Tất nhiên, bạn sẽ cần nhiều hơn thế để có thể lắng nghe hiệu quả hơn. Dù vậy, áp dụng 6 bước được giới thiệu một cách kiên trì và nghiêm túc, tôi tin rằng bạn sẽ sớm nhận được những tín hiệu khả quan trên hành trình của mình.

1. Tập trung chú ý

Bước đầu tiên thực sự đơn giản nhưng không hẳn dễ dàng. 

Bạn phải thực sự tập trung vào những gì người khác nói. Kể cả đó là những điều nhàm chán, khô khan, lạc hậu, và bạn không hề hứng thú một chút nào. 

Hãy nhớ luôn kiên nhẫn, giữ bình tĩnh và lắng nghe nghiêm túc cho đến khi bài phát biểu, cuộc nói chuyện, thảo luận kết thúc. 

Có một chuyện thú vị là trong một buổi tư vấn 1:1, tôi nhận được một câu hỏi thực sự hóc búa, bản thân cũng không biết nên trả lời ra sao. Tất cả những điều tôi đã làm chỉ là im lặng lắng nghe một cách chân thành nhất. 

Tuy nhiên, độc giả đó lại nói rằng, chị đã tìm được câu trả lời cho vấn đề của mình sau cuộc trò chuyện với tôi. Chị bày tỏ thêm sự trân trọng vì không phải ai cũng có thể nhẫn nại dành một tiếng đồng hồ để lắng nghe vấn đề của một người hoàn toàn xa lạ. 

Sau phiên tư vấn đó, tôi hiểu được không phải lúc nào việc tìm bằng được giải pháp cho vấn đề của người khác mới là điều tốt nhất. Nhiều khi, họ đã có cho mình những quyết định cá nhân, thứ mà họ cần chỉ là sự động viên, cổ vũ; đôi khi được thể hiện tốt nhất thông qua sự chân thành lắng nghe những giãi bày của họ.

Đọc thêm: Làm thế nào để rèn luyện sự tập trung trong công việc?

2. Giữ lại những phán xét

Chắc chắn, khi nghe người khác phát biểu, não bộ của bạn sẽ hoạt động và bạn sẽ có những nhận xét mang tính cá nhân. Có khi, bạn không thể chờ đợi được để phản biện, để thể hiện quan điểm của mình. 

Bạn muốn nhanh chóng đưa ra lý lẽ để chứng minh và thuyết phục mọi người rằng ý kiến của bạn mới là đúng, là tốt, là hiệu quả. Dù mong muốn của bạn là gì, hãy dồn hết trí lực của mình để nhắc nhở bộ não thông minh của bạn: “Stop it!”

Ngưng lại những phán xét. Bất kể nó là gì. Giữ nó lại cho riêng mình mà thôi. Đừng vội vàng nói ra tất cả. Bạn có thể làm được không?

3. Thuật lại những gì đã nghe bằng cách hiểu của bạn

Sử dụng ngôn ngữ của bạn để nhắc lại những gì mà người nói vừa trình bày. Có thể bạn đã lắng nghe thực sự tập trung, cũng đã hiểu phần nào đó. Nhưng tóm tắt lại theo ý hiểu của bạn sẽ giúp bạn kiếm chứng thông tin hiệu quả hơn. 

Khi trao đổi với khách hàng, nhiều khi tôi tự tin rằng đã hiểu rõ yêu cầu của họ, nhưng thực chất là tôi có thể hiểu đúng nhưng chưa đủ, hoặc đôi khi hoàn toàn hiểu nhầm ý của họ. Sau vài lần đối mặt với hoàn cảnh đó, tôi bắt đầu thực hành nhắc lại mong muốn của họ bằng ngôn ngữ của mình. 

Sau khi thực sự tập trung lắng nghe khách hàng trình bày vấn đề, tôi nhắc lại vấn đề của họ và hỏi họ xem mình đã hiểu đúng ý của họ chưa. Chỉ khi đã hiểu đúng vấn đề, tôi mới chuyển sang bước tiếp theo.

4. Làm rõ

Bước tiếp theo chính là đặt câu hỏi để làm rõ thêm cho những vấn đề họ đã gặp phải. Có bạn nói với tôi rằng bạn ấy gặp vấn đề trong việc thực hành viết lách. Bạn ấy chán nản vì thường xuyên bị trùng lặp ý tưởng hoặc mỗi khi đọc lại những gì mình viết. 

Sau khi đã lắng nghe và nhắc lại vấn đề,  tôi hỏi bạn ấy một cách chi tiết hơn. Rằng: “Bạn ấy đã thực hành viết như thế nào?”, “Có viết hàng ngày không?”, “Bạn ấy đã làm những gì để cải thiện vấn đề của mình khi phát hiện ra những điều phía trên?”,… 

Từ đó, tôi có thêm những dữ liệu để hiểu hơn về cách bạn ấy thực hành viết. Nhờ vậy, tôi có thể chia sẻ thêm những kinh nghiệm của bản thân để giúp bạn ấy cải thiện vấn đề đang gặp phải. 

Ngoài ra, sẽ có những lúc bạn thậm chí không hiểu được những gì người khác chia sẻ. Có thể do cách diễn đạt của họ, do họ nói quá nhanh, hoặc đôi khi do đường truyền chập chờn. Lúc này, “làm rõ” là việc bạn không thể bỏ qua.

Đừng ngại đề nghị họ nhắc lại vấn đề một cách chậm rãi và rõ ràng hơn. Một khi tất cả các vấn đề đã được truyền đạt tỉ mỉ, rõ ràng, chính xác, chúng ta mới có thể bắt đầu nghĩ đến cách thức để giải quyết các vấn đề đã được nêu ra.

5. Tóm tắt

Trong cuộc thảo luận, có thể chúng ta nói và tranh luận với nhau về rất nhiều chủ đề, cũng đưa ra vô số ý kiến khác nhau. Nhưng đến cuối cùng, chỉ có một vài điểm thực sự quan trọng cần ghi nhớ để thực hiện thành công nhiệm vụ. 

Bởi vậy, tóm tắt lại những vấn đề chính trong cuộc nói chuyện đã diễn ra để tất cả mọi người dễ dàng nắm bắt và ghi nhớ vấn đề là điều bạn không nên bỏ qua trước khi kết thúc.

6. Chia sẻ

Khi đã hiểu được tâm tư, suy nghĩ của người nói, có lẽ đây cũng là lúc bạn nên bắt đầu chia sẻ ý kiến, suy nghĩ, cảm nhận của bản thân về vấn đề. 

Đó có thể là những trải nghiệm về một câu chuyện tương tự, một ý tưởng có thể hỗ trợ giải quyết vấn đề, hoặc một điều có khả năng tạo ra sự kết nối với chia sẻ trước đó của người nói. Việc này giúp cuộc nói chuyện cân bằng hơn, thân mật hơn, hiệu quả hơn. 

Ngoài ra, chúng ta còn có thể học hỏi được từ những vấn đề của nhau và rút ra những bài học đáng quý. Đây cũng lý do vì sao tôi thực sự trân trọng và biết ơn khi được là một người lắng nghe chủ động trong các buổi tư vấn của The Introvert Writer.

Nếu bạn đang gặp những vấn đề liên quan đến phát triển bản thân, hay cần tư vấn xây dựng sự nghiệp từ blog, hãy liên hệ với The Introvert Writer nhé! 

Chúng ta sẽ cùng nói chuyện, trao đổi, “gỡ rối” những vấn đề của bạn, và cùng nhau thực hành lắng nghe chủ động. Sẽ rất tuyệt phải không?