Áp Dụng Nguyên Tắc 80/20 (Nguyên Tắc Pareto) Để “Làm Ít Được Nhiều”

Từ khi bắt đầu phát triển The Introvert Writer, lúc nào tôi cũng có một danh sách dài các công việc cần xử lý. Trong một lần tình cờ nghiên cứu cách thức làm việc hiệu quả hơn, tôi biết đến nguyên tắc 80/20. Tôi đã nghe đến nguyên tắc này rất nhiều lần trước đó, nhưng chưa bao giờ thực sự đi sâu vào tìm hiểu nguyên tắc này là gì và làm thế nào để áp dụng nó vào cuộc sống. 

Khoảnh khắc bắt gặp ý tưởng ngắn gọn, súc tích của James Clear¹ đã khiến tôi thực sự ngồi xuống và suy nghĩ. Tôi nhận ra mình đang đánh đổi phần lớn thời gian để làm những việc không mang lại hiệu quả cao . Nếu đầu tư khoảng thời gian ít ỏi của mình vào những công việc mang lại phần lớn kết quả, năng suất làm việc của tôi sẽ tăng lên. Tôi có thể hạnh phúc hơn vì có thêm nhiều thời gian dành cho bản thân và gia đình.   

Nguyên tắc 80/20 là gì?

Vilfredo Federico Damaso Pareto sinh năm 1848 tại Italy. Ông là một nhà triết học và nhà kinh tế học nổi tiếng. Một ngày, Pareto phát hiện chỉ 20% cây đậu ông trồng trong vườn cho ra đời 80% hạt đậu có thể thu hoạch. Khi nghiên cứu về kinh tế, ông nhận thấy 80% của cải và thu nhập của nước Ý được sở hữu bởi chỉ 20% dân số. 

Sau những khám phá từ Pareto, nhiều nhà nghiên cứu khác cũng đi đến những kết luận tương tự với nhiều vấn đề, khía cạnh khác của cuộc sống. Nguyên tắc 80/20 được phát biểu tổng quát hơn với ý nghĩa: “Đại đa số mọi thứ trong cuộc sống đều được phân bố không đồng đều, 80% kết quả thường đến đến từ chỉ 20% hành động.

Tất nhiên không phải lúc nào tỷ lệ này cũng chính xác là 80/20. Trong nhiều trường hợp, tỷ lệ này có thể là 90/10, 70/30, 60/40. Tổng của hai vế cũng không nhất thiết phải là 100. Tuy nhiên tỷ lệ xấp xỉ 4/1 thường xuyên xuất hiện, đặc biệt trong kinh doanh. 

Một số ví dụ về nguyên tắc 80/20 có thể kể đến như:

• 80% vấn đề bắt nguồn từ 20% dự án.
• 80% doanh thu đến từ 20% khách hàng.
• 80% giá trị đạt được đến từ 20% nhân viên.
• 80% vấn đề người dùng gặp phải đến từ 20% lỗi phần mềm.
• 70% khách hàng chỉ sử dụng 30% tính năng của phần mềm.
• 90% khiếu nại được đưa ra bởi 10% người dùng.
• 85% các cuộc trò chuyện quan trọng là từ 15% email.

Nguyên tắc 80/20 khiến tôi liên tưởng đến triết lý của lối sống tối giản. Đó là tập trung vào số ít những điều thực sự quan trọng trong cuộc sống của bạn. Đó không hẳn là làm việc ít hơn, mà là làm việc thông minh hơn. Đó là khi bạn hiểu được điều gì mang lại phần lớn kết quả bạn mong muốn. Từ đó, bạn biết cách ưu tiên những công việc này và loại bỏ những việc không quan trọng khác để giành lại thời gian và hạnh phúc cho bản thân.

Áp dụng nguyên tắc 80/20 vào cuộc sống

Trong nghiên cứu của tôi về thói quen làm việc hiệu quả của những người thành công, tôi đã phỏng vấn hàng trăm triệu phú tự thân, rất nhiều sinh viên loại A và thậm chí cả những vận động viên Olympic. Với họ, xử lý tất cả nhiệm vụ, kể cả là nhiệm vụ mà họ thích, cũng là điều không thể. Họ sử dụng nguyên tắc 80/20 để xác định nhiệm vụ quan trọng. Sau đó, họ giao phó những nhiệm vụ còn lại cho người khác hoặc đơn giản là loại bỏ nó ra khỏi danh sách của mình.

Kevin Kruse, CEO of LEADx, tác giả cuốn sách “Great Leaders Have No Rules”.

Nếu như bạn dành thời gian suy ngẫm, bạn sẽ nhận ra nguyên tắc Pareto hiện diện trong nhiều khía cạnh cuộc sống. Như đã nói ở phía trước, tôi luôn cảm thấy mình có quá nhiều việc cần làm. Ngoài việc viết bài cho báo, phát triển website, ebook, khóa học, tư vấn, tôi còn phải chăm sóc con nhỏ và làm nhiều việc không tên khác mà mọi người thường gọi là “việc nội trợ”. 

Khi biết đến nguyên tắc 80/20, tôi đã ngồi xuống và nhìn lại công việc trong một ngày của mình. Tôi nhận thấy mình đang dành 80% thời gian để làm những việc không mang lại nhiều giá trị cho bản thân.

Ví dụ như việc lau nhà hàng ngày, rửa bát ngay khi ăn xong, dọn dẹp đồ chơi của con mỗi khi chúng ra khỏi phòng, kiểm tra email liên tục, nghiên cứu thay vì thực sự viết bài và chuyển đổi thành sản phẩm hay thường xuyên lập kế hoạch mà không hành động. Chính vì vậy, dù kết thúc một ngày khi đã mệt nhoài, tôi vẫn thấy công việc của mình chẳng tiến triển là bao.

Tôi quyết định dành thời gian trả lời một số câu hỏi quan trọng giúp cải thiện cuộc sống theo nguyên tắc 80/20 như:

• 20% thời gian mình nên làm gì để khiến bản thân hạnh phúc?
• 20% nhiệm vụ nào sẽ mang lại thành công?
• 20% sản phẩm nào sẽ mang đến cho mình thu nhập?
• 20% số tiền kiếm được mình nên chi tiêu thế nào cho hiệu quả và ý nghĩa?
• 20% những người nào khiến mình hạnh phúc khi dành thời gian với họ?

Điều quan trọng là tìm ra những việc nhỏ bé (có tính thiểu số) nhưng mang lại nhiều giá trị nhất. Ngoài ra, phát hiện 80% những điều có thể loại bỏ, suy nghĩ lại hoặc chuyển giao cho người khác sẽ giúp cho cuộc sống của bạn dễ dàng hơn. 

Trả lời được những câu hỏi phía trên, tôi tập trung xây dựng những mối quan hệ sâu sắc và có ý nghĩa trong đời mình, thay vì dành thời gian với những người không khiến cho mình hạnh phúc. 

Thay vì dọn nhà hàng ngày, tôi dọn hai lần một tuần. Tôi sử dụng máy hút bụi để dọn nhà hiệu quả hơn và nhanh chóng hơn. Thay vì luôn dọn đồ chơi mỗi khi con ra khỏi phòng, tôi để các con tự dọn đồ chơi một lần trong ngày vào buổi chiều, trước bữa cơm tối. Thay vì rửa bát ngay sau mỗi lần ăn, tôi xếp ra một góc và rửa một lần duy nhất vào cuối ngày. Tôi cũng đang xem xét mua một chiếc máy rửa bát để có thêm nhiều thời gian hơn. 

Mỗi khi viết, tôi giới hạn thời gian nghiên cứu, loại bỏ xao nhãng khiến bản thân không tập trung. Tôi chuẩn bị kế hoạch cho ngày hôm sau trong khoảng 5 phút buổi tối trước khi đi ngủ, thay vì suốt ngày lập kế hoạch với nhiều điều không khả thi. Tôi lựa chọn phát triển The Introvert Writer, cho ra đời ebook và khóa học hữu ích cho độc giả, thay vì làm việc cho những dự án khác. Tôi cũng chi tiêu tỉnh thức hơn, tiết kiệm nhiều hơn và học hỏi về đầu tư. 

Trong 3-2-1 Thursday Newsletter ngày 30/04/2020, James Clear có chia sẻ 4 bước để áp dụng nguyên tắc 80/20 vào công việc mà tôi cực kỳ tâm đắc. (Chính là những điều tôi nhắc đến trong đoạn mở đầu). Tôi nghĩ rằng, chỉ cần luôn ghi nhớ và thực hành theo 4 bước này, bạn có thể tạo ra những ảnh hưởng tích cực trong cuộc sống của mình.

¹“Để áp dụng nguyên tắc 80/20 vào công việc:
(1) Tạo danh sách 10 việc bạn dành nhiều thời gian nhất trong ngày
(2) Khoanh tròn hai việc thực sự mang lại kết quả cho bạn. Tập trung nhiều hơn nữa vào những điều này. 
(3) Kiểm tra những lựa chọn khác. Tự động hóa hoặc giao phó cho người khác nếu có thể. Nếu không, hãy loại bỏ chúng ra khỏi danh sách.
(4) Lặp lại quá trình trên”

James Clear – tác giả cuốn sách “Thói quen nguyên tử”

Ngay hôm nay, hãy thử áp dụng 4 bước của James Clear vào công việc hàng ngày của bạn. Chắc chắn, khi bạn ngồi xuống, viết ra và phân loại được những ưu tiên của mình, bạn sẽ có một góc nhìn khác để tìm ra những phương án hiệu quả giúp cải thiện năng suất làm việc của bản thân.