Tất Cả Những Điều Bạn Cần Biết Về Năng Suất Làm Việc (Productivity)

Ai trong chúng ta cũng chỉ có 24 giờ một ngày. Và tôi cũng vậy. Khi bắt đầu The Introvert Writer, tôi luôn cảm thấy có rất nhiều việc chờ đợi mình ở phía trước. Nhiều lúc tôi ao ước giá như mình có nhiều thời gian hơn. Nhưng khi ngồi lại với nhật ký và nhìn lại những việc đã làm trong một ngày, tôi nghĩ rằng có lẽ điều tôi cần, không phải là có nhiều thời gian hơn, mà là làm việc hiệu quả hơn. Hay nói cách khác, tôi cần nâng cao năng suất làm việc của chính mình.

Bởi nếu có nhiều thời gian hơn chỉ để làm việc, chúng ta đâu còn thời gian cho gia đình và cả chính chúng ta? Những lúc thế này, câu hỏi mà Darius Foroux đưa ra về Productivity luôn lảng vảng trong đầu tôi: “Làm thế nào để có được nhiều hơn mà không phải hy sinh hạnh phúc của mình?”.  Tôi nghĩ rằng đây chính là mục tiêu của chuyên mục làm việc hiệu quả mà The Introvert Writer khai thác và muốn đem đến cho bạn đọc.

Chính vì đây là một trong những chủ đề chính của The Introvert Writer, tôi đã quyết định thực hiện một chuyên trang riêng biệt dành cho chủ đề này. Trong trang viết này bạn sẽ tìm thấy tất cả những thông tin cần thiết mà bạn quan tâm về nâng cao năng suất làm việc. 

Thông tin trên trang viết này sẽ liên tục cập nhật để bạn có được cái nhìn tổng quan nhất về chủ đề này. Nếu như bạn thực sự quan tâm đến vấn đề này, bạn có thể bookmark trang viết. Trong trường hợp sử dụng trình duyệt Chrome, hãy click vào biểu tượng hình ngôi sao trên thanh địa chỉ và chọn “thêm vào danh sách đọc” để đọc lại bất kỳ khi nào bạn cần.

Năng suất làm việc (Productivity) là gì?

Bạn định nghĩa thế nào về năng suất làm việc hay “productivity”? Nếu nói đến khái niệm productivity ở tầm vĩ mô thì chúng ta đang nói về năng suất làm việc của cả một lực lượng lao động cho một công ty, doanh nghiệp nào đó. Cũng có thể hiểu là năng suất trung bình của tất cả công nhân viên trong công ty hay doanh nghiệp đó. Tuy nhiên, khi nói về khái niệm này, tôi muốn nói đến khái niệm ở tầm vi mô. Đó là năng suất lao động của một cá nhân đơn lẻ.

Dan S. Kennedy định nghĩa khái niệm này như sau: “Năng suất là sự đầu tư có chủ đích, có chiến lược của bạn về thời gian, tài năng, trí tuệ, năng lượng, nguồn lực và cơ hội, giúp bạn đạt được những mục tiêu ý nghĩa trong cuộc đời.”

Darius Foroux trong bài viết về Productivity của mình có chia sẻ: “Năng suất làm việc là thước đo hiệu quả hoàn thành công việc của một cá nhân. Chúng ta thường cho rằng người làm việc năng suất là người hoàn thành được nhiều việc hơn trong một ngày. Đó là một sự sai lầm. Năng suất là hoàn thành những việc QUAN TRỌNG một cách liên tục, nhất quán. Trong những việc bạn làm thì chỉ có một vài điều thực sự quan trọng mà thôi”.

Chúng ta cần phải nhận ra rằng mấu chốt của vấn đề nằm ở chỗ hoàn thành được nhiều việc QUAN TRỌNG hơn chứ không phải nhiều việc hơn. Đây chính là cách làm việc thông minh hơn, giúp chúng ta đạt được mục tiêu mà không phải hy sinh những hạnh phúc của minh như thời gian cho bản thân và gia đình con cái. 

Ngoài ra, sự năng suất này cần được thể hiện trong một khoảng thời gian liên tục chứ không phải ngày một ngày hai. Chính sự kiên trì, bền bỉ và nhất quán mới tạo ra được hiệu suất 10x cho công việc của bạn. 

Các phương pháp làm việc hiệu quả

Vì sao tôi lại giới thiệu nhiều phương pháp thay vì một?

Nhiều phương pháp sẽ giúp bạn có nhiều lựa chọn hơn. Và khả năng cao, bạn sẽ có được lựa chọn phù hợp 100% với cuộc sống của mình. Giống như việc tập luyện. Có người thích đi bộ, có người tập yoga, có người chọn chạy hàng ngày. Người khác chọn cầu lông, đi xe đạp hay bơi lội. Bạn luôn có thể thử nghiệm và rút ra bài học cho trường hợp của mình. Ngoài ra, bạn luôn có thể kết hợp các phương pháp với nhau theo cách của riêng mình để tạo ra hiệu quả tích cực hơn trong cuộc sống. 

Phương pháp Getting Things Done (GTD)

Cách phương pháp này hoạt động:

Capture (Thu thập) 

Đây còn gọi là bước “brain dump”. Có nghĩa là viết ra tất cả những suy nghĩ của bạn. Hãy để cho dòng suy nghĩ tuôn trào thoải mái mà không xen lẫn bất kỳ lo lắng hay sự đánh giá nào. Viết ra mà không cần tuân thủ bất kỳ thứ tự nào, không cần nghĩ xem mình nên làm việc này vào lúc nào hay như thế nào. 

Chỉ cần bạn liệt kê được tất cả những việc cần làm ra giấy (hoặc ứng dụng điện thoại). Vậy là đủ. Và nhớ rằng nếu có việc nào khiến bạn cảm thấy sợ hãi, hoặc căng thẳng, hãy chắc chắn rằng bạn đã thêm việc đó vào danh sách của mình.

Clarify (Làm rõ) 

Xem xét tất cả các ý tưởng của bạn và phân chia chúng thành những nhiệm vụ rõ ràng và cụ thể hơn. Nếu bạn đã viết ra “viết bài cho báo”, bạn cần làm rõ bạn sẽ viết về vấn đề gì, các bước tiến hành bài viết. 

Chia nhỏ việc cần làm thành từng bước chi tiết nhất có thể, càng nhỏ càng tốt. Như vậy sẽ khiến bạn không bị choáng ngợp và cảm thấy dễ dàng hơn. Nhiệm vụ càng dễ dàng, bạn càng có thể hoàn thành nó nhanh chóng hơn. 

Organize (Sắp xếp) 

Một khi đã làm rõ các nhiệm vụ, bạn cần sắp xếp thứ tự ưu tiên cho chúng. Cùng với đó bạn cần một deadline cụ thể để tạo động lực và kỷ luật cho bản thân. 

Ngoài ra, bạn có thể phân loại chúng thành các loại nhiệm vụ có tính chất giống nhau để giải quyết cùng một lúc. Ví dụ: Những việc không cần tập trung cao độ như kiểm tra email hoặc thực hiện ccác uộc gọi có thể thực hiện vào cùng một lúc. Bạn không nên chia nhỏ những việc này, mỗi lúc làm một chút. Bởi như vậy dễ khiến bản thân xao nhãng.

Review (Xem lại) 

Thường xuyên xem lại danh sách của mình và thực hiện cập nhật thường xuyên nếu có thay đổi xảy ra. Bạn cũng nên thực hiện những điều chỉnh cần thiết như thêm, bớt hoặc loại bỏ những công việc trong danh sách này một cách phù hợp. Như vậy, chất lượng và tiến độ công việc của bạn sẽ được cải thiện tốt hơn.

Engage (Thực hiện) 

Đảm bảo rằng bạn thực hiện tất cả những công việc trong danh sách một cách toàn tâm toàn ý. 

Phương pháp Pomodoro 

Cách phương pháp này hoạt động:

Với Pomodoro, bạn làm việc trong 25 phút, nghỉ năm phút. Bạn lặp lại cho đến khi hoàn thành bốn Pomodoro và nghỉ dài hơn khoảng 15-30 phút. Đơn giản đúng không?

Ví dụ: Bạn làm việc – 25 phút. Facebook – 5 phút. Làm việc – 25 phút. Instagram – 5 phút. Làm việc – 25 phút. Đọc báo – 5 phút. Làm việc 25 phút. Nghỉ giữa giờ – Đứng dậy và vươn vai!

Trong bài viết gần đây về sự tập trung, tôi có chia sẻ một chút về phương pháp Pomodoro. Tôi có nói rằng thường khi kết thúc 25 phút, tôi nhận thấy mình vẫn đang làm việc cực kỳ tập trung. Bởi vậy, tôi không muốn kết thúc Pomodoro tại thời điểm này mà thử điều chỉnh. Sau một thời gian điều chỉnh, tôi cảm thấy mình hợp với Pomodoro làm việc 40 phút, nghỉ 10 phút. 

Bạn cũng có thể thử nghiệm và điều chỉnh cho đến khi tìm thấy Pomodoro phù hợp với mình. Những điều chỉnh nhận được đồng tình của nhiều người là 52/17 hoặc 90/20.

Phương pháp Eat the Frog

Cách phương pháp này hoạt động:

Tôi từng nói về sức mạnh của sự bắt đầu trong podcast đầu tiên của mình. Và cũng rất nhiều lần tôi nhấn mạnh việc bắt đầu một điều gì đó sẽ giúp bạn hoàn thành được nhiều việc hơn. Eat the Frog cũng có cách hoạt động dựa trên nguyên lý của sự bắt đầu. 

Brian Tracy – người phát minh ra phương pháp này cho rằng bạn sẽ làm việc hiệu quả khi bạn thực sự bắt đầu để có thể gạch được điều gì đó ra khỏi danh sách những việc cần làm. Thêm vào đó, điều quan trọng mà ông nhấn mạnh có thể mang lại sự khác biệt lớn lao, đó chính là lựa chọn việc đầu tiên bạn sẽ làm. 

Nếu để dành công việc quan trọng nhất ở cuối cùng, bạn khó có thể nâng cao năng suất làm việc của bản thân. Thậm chí, hệ quả của việc này là tình trạng trễ deadlines hoặc làm nhanh, làm vội, làm ẩu để kịp target có thể khiến bạn mất đi hình ảnh chuyên nghiệp đã xây dựng bấy lâu nay.

Để bắt đầu, bạn hãy lên kế hoạch những việc cần làm và sắp xếp chúng theo thứ tự từ khó nhất cho đến dễ nhất. Bạn sẽ bắt đầu với công việc quan trọng nhất, khó nhằn nhất, khiến bạn sợ hãi nhất khi mức năng lượng ở mức cao nhất. Và sau đó, một ngày của bạn sẽ tự động trở nên tuyệt vời hơn. Chắc chắn, bạn cũng sẽ thấy chất lượng công việc của bạn tăng lên đáng kể. 

Một lưu ý nhỏ ở đây là chúng ta cần chấp nhận trì hoãn là điều không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, điều quan trọng chúng ta cần biết, như Brian Tracy đã nói trong cuốn Eat that Frog, đó là: “Tất cả chúng ta đều trì hoãn. Sự khác biệt giữa những người cực kỳ năng suất và những người làm việc không năng suất là ở việc họ chọn đâu là điều mình nên trì hoãn”.

Phương pháp ma trận Eisenhower 

Cách phương pháp này hoạt động:

Ma trận Eisenhower là một trong những phương pháp đơn giản giúp bạn xác định mức độ ưu tiên của sự việc theo một cách trực quan và thú vị. Đây là một công cụ tốt để mọi người tạo ra ưu tiên cho những dự án phức tạp nhưng có thể thực hiện nhanh chóng, dễ dàng. Từ đó, bạn làm được nhiều việc quan trọng một cách hiệu quả hơn.

Ma trận Eisenhower được thể hiện đơn giản với trục XY. Trục X (trục ngang) đại diện cho mức độ khẩn cấp của sự việc. Phía bên phải sẽ là khẩn cấp nhất và bên trái là ít khẩn cấp nhất. Trục Y (trục dọc) đại diện cho mức độ quan trọng. Việc quan trọng nhất sẽ được thể hiện ở phía trên và ít quan trọng ở bên dưới. Sau khi thực hiện xong,  bạn sẽ có 4 đầu việc: quan trọng và khẩn cấp, không khẩn cấp nhưng quan trọng, không quan trọng nhưng khẩn cấp và không quan trọng cũng không khẩn cấp. 

Mức độ ưu tiên cho những việc này sẽ như thế nào?

Tôi rất thích ý tưởng phân chia công việc theo ma trận Eisenhower của James Clear: 

Quan trọng và khẩn cấp → Làm ngay

Quan trọng và không khẩn cấp → Lên kế hoạch để thực hiện sau

Khẩn cấp và không quan trọng → Nghĩ xem ai có thể giúp bạn làm việc này và giao cho họ

Không khẩn cấp và không quan trọng → Loại bỏ ra khỏi danh sách ngay và luôn.

MIT (Most Important Tasks)

Đây là phương pháp mà tôi yêu thích và đã nhắc đến rất nhiều lần trong những bài viết của mình, đặc biệt là bài viết về quản lý thời gian. Điểm cốt lõi của phương pháp này chính là việc bạn biết ưu tiên nhiệm vụ quan trọng nhất trong ngày, dành thời gian để hoàn thành chúng trước nhất.

Cách phương pháp này hoạt động:

Tạo ra một danh sách công việc cần làm hàng ngày. Phân chia danh sách này ra làm hai cột. Một cột những công việc quan trọng nhất, cột còn lại là công việc ít quan trọng hơn. Sau đó, tập trung vào cột đầu tiên, ưu tiên thời gian thực hiện những nhiệm vụ quan trọng nhất này một cách sớm nhất. Một khi hoàn thành hết những công việc quan trọng, bạn mới làm những việc ít quan trọng hơn. 

Trong một ngày, có thể sẽ có những điều quan trọng khác xuất hiện, bạn cần liên tục đánh giá mức độ ưu tiên để thực hiện một cách linh hoạt nhất.

Bản thân tôi khi thực hiện danh sách này, tôi luôn chỉ lựa chọn MỘT công việc quan trọng nhất trong ngày để hoàn thành. Sau khi hoàn thành được việc này, tôi luôn có động lực to lớn để hoàn thành những việc khác sau đó. 

Thông thường, tôi luôn giới hạn danh sách ở 3 đầu việc trong một ngày và luôn hoàn thành tất cả những công việc này. Dù giới hạn như vậy có thể không phù hợp với bạn, nhưng với người có hai con nhỏ như tôi, tôi nghĩ điều này là phù hợp. Mặc dù, chúng có thể khiến tôi đi chậm hơn mọi người đôi chút.